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整理と検索

子供の頃、整理整頓をしなさいと親や先生から教わりませんでしたか?

なんで整理整頓しなきゃいけないのか?考えたことはありますでしょうか?

例えば、部屋が散らかっていると、物を踏んづけたり、壊しちゃったり、もしくはなくしちゃう可能性もありますよね。

部屋の状態は心の状態を表すと言われています。綺麗に片付いて整った状態の方がぼくは気持ちが良いです。ぼくにとって、整理整頓はそのために必要なのかもしれません。

では整理整頓をすること自体は好きでしょうか?

ぼくはどちらかというと好きです。

なぜかというと、整理整頓することで思考や心が整っていく感じがするのと、そのことで物事が上手くいきやすいなと感じているからです。

でも整理整頓された状態が理屈では良いなと思っていても、なかなか実行できない時もあります。

そんな時は忙しかったり、気分がのらない時だったりします。

忙しい現代の人にとって整理整頓の時間があるなら他のことをしたい、という人が多くいらっしゃるのではないでしょうか。

ぼくはミニマリストなので、なるべく不要な物は持たないようにしていますが、ブログを書く上で必要となってくる書類のデータやサービスのアカウントや、それに伴うメールやらが増えていきて、「どう管理していこうか」となっています。

もちろん宣伝メールはこないように設定したり必要のないアカウントは解約できますが、必要で消すわけにはいかないデータやアカウントはこれからも増えていくでしょう。

そこで今回は、増えていくアカウントや書類、写真などのデータの管理の仕方について、ぼくが大事にしている整理整頓に対する考え方を3つご紹介したいと思います。

この記事では具体的な物やデータの整理や検索の方法については書きませんが、整理整頓に対する考え方やそこから見つけていく検索に対する考え方をミニマリストの視点で書きたいと思います。

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最初から整理整頓しない

まず1つ目は、それは「最初から整理整頓をしない」というを考え方です。

整理したいと思っていてもできない時は、整理整頓についての考え方を変えてみてはどうでしょうか。

整理整頓とは

まず整理整頓の定義とは何かを調べて見ると、

整理

  1. 乱れた状態にあるものをかたづけて、秩序を整えること。
  2. 不必要なものを取り除くこと。
    引用:Google検索

整頓

散らかり乱れている物を、きちんとかたづけること。また、そうして整った状態になること。

引用:Google検索

となっています。

整理は不要なものを取り除くこととあります。言い換えると必要、不必要を見極めて捨てることとぼくは解釈しています。

そしてもう一方の整頓。これはきちんと片付けることとなっています。

でもこの片付けができないという方が多くいらっしゃるでしょうし、ぼくもできれば片付けの手間は減らしたい思っています。

そこで思い切って「整理整頓をしなきゃという思い込み」を捨ててみてはどうでしょうかというのが1つ目の考え方です。

整頓は維持することが難しい  

仮に頑張って整理整頓したとして、気持ちの良い状態を作ったとしても、問題は整理整頓した後ですよね。

その状態をキープするのが実は一番労力を使います。

元の位置に戻さないとならないとか、「使ったものは元の位置へ」っていう張り紙を貼ったり、家族や仕事の同僚でやらない人が必ず出てきます。笑

整理整頓を正義としてしまうと無駄な争いが増えてしまうかもしれません。

できないことはやらない

世の中には収納に関するノウハウ本もたくさん出回っていて、アイデア収納の記事を読んでいると楽しいです。

でも忙しかったり、片付け苦手っていう方はそれができなかったりするので、できないならそれでよしとしてみてはいかがでしょうか。

ぼくは苦手なことはやらないでも良いと思うのですが、散らかった状態よりは整った状態の方がおすすめです。

なので整理整頓ができないなりに、どうやったらそれができるかを前向きに考えてみるのも良いのではないかと思います。

時間軸で検索

続いて考え方2つ目です。それは「検索は時間軸でする」です。

整理整頓についての考え方としては最初からしないと述べましたが、次の考え方としては溜まっていくデータの管理の仕方についてです。

時間と記憶

人は時間と関連づけて記憶すると言われています。人は時間を追って物事の記憶の検索をかけます。

例えば、クーラーボックスが見当たらない。

「クーラーボックスってどこに持ってったの?」

「この間の夏にバーベキューの時に使ったでしょ?車の中じゃない?」

「ああ、あったあった!見つかったよ!」

とこのように、いつどういう場面で使ったかで記憶していて、時間と行動を結び付けていないでしょうか。

何もしないこと

ミニマリストだからといって簡単に捨てるわけにはいかないデータはあります。ブログの下書きのアイデアとか、セミナーに参加した時のメモとか、その時の写真とかです。

それをどう管理するのかというと、時間で管理をするのが良いと思います。

一言でいうと何もしないということです。整理整頓しないということです。

写真を撮ったら撮りっぱなし。ブログの下書きをしたら、ジャンルごとに分類せずに書きっぱなしでそのまま保存します。

整理整頓をしないので楽だと思いませんか?それとも言ってる意味がいまいちよく分からないでしょうか?

はじめから時間軸になってた

ぼくがよく利用するグーグルのドキュメントやマックのメモは時間軸の管理になっています。

直近で使ったデータが最初にくるようになっていて、使ってないデータはどんどん後ろの方に持っていかれるようにできます。(設定でデータの並び順はいろいろ変更できます。)

資料のデータが必要になったら、確か去年のこのイベントの時に作ったからこの辺かなって時間軸で過去まで遡り検索します。

ここでは何が言いたいかというと、データは増えていかざるを得ないので整理整頓に時間をかけるよりも増えていくデータの中から必要なデータを見つけるための検索方法を知っていることの方が大事だということです。

その検索の方法の一つが時間軸です。

整理整頓と検索はAIに

増えていくデータに写真があると思います。毎日増えていきますよね。

何万枚ってある写真からピンポイントで写真を探す時も時間軸で探してないでしょうか?

写真の管理は今はグーグルフォトかマックの標準の写真アプリでされてる方が多いと思います。

グーグルフォトやマックの写真アプリは勝手に顔認証してくれたり、位置情報で分けてくれたりと写真の整理整頓はAIがやってくれます。しかも探しやすいように検索機能もついてます。

写真に限らずですけど、データの整理と検索はAIに丸投げしてしまいましょう。

保管先は分けずに1箇所に

物やデータの整理や検索をする上で大事なルールがあります。

最後3つ目に伝えたいこと。それは「保管場所は1箇所」にしましょうというルールです。

どういうことかというと、例えば

毎日様々な郵便物が職場や家に届くと思います。その届いた郵便物は箱を1つだけ用意しておいて、その中に全部放り込むというやり方です。

届いた手紙をテーブルに置く時があったり、テレビ台に置く時があったり、玄関先に置くことがあったりするとどこに置いたか分からなくなりますよね?

どんな種類の郵便物も置き場所は1箇所にしておくと、時間がなくて中身を確認できなくても、とりあえず放り込んでおけば良いので、紛失することがなく、後から箱の中から探し出せ(検索をすれ)ば良いです。

定位置管理に発想は近いのですが、違う点は原則として保管場所が「1箇所」という点です。

このルールを守っておけば、紛失するリスクが減ります。

保管場所は1箇所のルールは様々なことに応用できるので、物をよくなくす人はこのルールをおすすめします。(ちなみにぼくもどこに置いたかを忘れやすいのでこのルールを使ってます。)

なくす条件を思い出して、例えばスマホはコートのポッケや鞄には入れず、ズボンの右前ポケットにしか入れないとか、部屋の鍵は左のポッケ以外には入れないなどです。

データの書類も1箇所に

保管場所は1箇所にというルールにしたがって、データの管理をするのがおすすめです。

写真やデータの保存先はマックの写真アプリやメモ以外使わないとかかルールを決めて、保存先をいくつも作らないようにしましょう。

1箇所に決めたら、そこから素早く必要なデータを取り出すことのやり方を覚えた方が整理整頓に時間をかけるより良さそうです。

手書きのメモは

手書きのメモも複数保存先がある代名詞ではないでしょうか。

ぼくの場合はメモは後から見直したり、まとめた後に捨てるというのを前提に書くので、1冊のノートに全てのメモをまとめるのがいいと思います。

他の紙にメモしたのなら、その紙をメモ用のノートに挟み、保管場所は1箇所にしてしまえばどこにメモしたかで慌てなくて済むでしょう。

余談

最近メモの取り方で日常で使えるかもと思ったのが、iphoneユーザーならSiriに「メモ取って」と話しかけることです。

iphoneに手を触れることなくメモアプリに話したことをそのまま入力してくれるので、両手が塞がっている車の運転中に何か思いついた時のメモに使えるかもしれません。(安全性はご自身で考慮してくださいね。あと話しかけると他の人のiphoneも反応します。笑)

まとめ

と以上3つの整理と検索についての考えを書いてみましたが、いかがでしたでしょうか。

なるべく整理整頓をされた状態を維持したいのと、それにかかる時間とコストを減らし、より自分がしたいことに時間を使いたいという思いがあります。

そしてこの記事が片付けが苦手な方の参考になれば幸いです。

それでは。

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